In 30 Sekunden
- Mit passenden Werkzeugen kann Astra Informationen aus freigegebenen Quellen selbst zusammensuchen und über mehrere Arbeitsschritte weiterverarbeiten.
- Aus PDFs, Screenshots und Fotos können strukturierte Arbeitsdateien werden – etwa eine Excel-Kalkulation mit Formeln und einem Angebotsentwurf.
- Fünf konkrete Szenarien zeigen das Potenzial: Angebote, Einkauf, Warenbestand, Projektplanung und Kundenberichte.
Die Maße liegen als Foto auf dem Handy. Der Kunde hat seine Wünsche per E-Mail geschickt und später noch einmal geändert. Die aktuellen Materialpreise stecken in einem Lieferanten-PDF. Irgendwo gibt es außerdem die Excel-Vorlage für die Kalkulation.
Wer einen kleinen Betrieb führt, kennt solche Aufträge. Die eigentliche Arbeit beginnt oft damit, sich alles zusammenzusuchen. Genau hier wird die neue Generation von KI-Agenten aufregend: Man kann ihr ein Ziel geben und sie mit den nötigen Werkzeugen an diesem verstreuten Material arbeiten lassen – bis eine brauchbare Arbeitsdatei und ein vorbereiteter nächster Schritt vorliegen.
„Mach daraus bitte ein Angebot“ bekommt damit eine neue Bedeutung.
Die KI arbeitet am Auftrag weiter
Texte zusammenfassen und Angaben aus Bildern lesen konnten frühere Systeme bereits. Der entscheidende Fortschritt liegt im Zusammenspiel: Informationen beschaffen, Zusammenhänge erkennen, Programme bedienen, Dateien erstellen, Ergebnisse prüfen und auf dieser Grundlage weiterarbeiten. OpenAI beschreibt Astra ausdrücklich als Modell für solche anspruchsvollen Abläufe in Codex und ChatGPT Work.
Für einen Unternehmer ist besonders interessant, dass er nicht jeden Übergang selbst übernehmen muss. Der Agent kann etwa aus mehreren Dokumenten eine Tabelle aufbauen, darin rechnen und die Ergebnisse anschließend in eine Angebotsvorlage übertragen. Aus dem Gespräch wird eine Arbeitsdatei, an der sich gemeinsam weiterarbeiten lässt.
Das setzt eine passende Einrichtung voraus: Die jeweiligen Ordner, E-Mails oder Anwendungen müssen über freigegebene Zugänge, Schnittstellen oder Browserwerkzeuge erreichbar sein. Astra erhält durch einen Auftrag nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Firmendaten. Die fünf folgenden Szenarien zeigen redaktionell entwickelte Einsatzmöglichkeiten mit erfundenen Beispieldaten; sie sind keine von uns durchgeführten Praxistests.
1. Ein Angebot aus E-Mails, Fotos und Lieferantenpreisen kalkulieren
Eine Tischlerei soll eine Nische mit Regalböden ausstatten. Im freigegebenen Projektordner liegen das Foto eines ausgedruckten Maßblatts und ein Screenshot der gewünschten Ausführung. Im E-Mail-Verlauf hat der Kunde die Zahl der Böden von vier auf sechs erhöht. Die Materialpreise stehen im aktuellen Lieferantenkatalog, Stundensätze und Zuschläge in einer internen Excel-Vorlage.
Ein möglicher Auftrag lautet: „Bereite das Angebot für diese Nische vor. Suche im Projektordner und im freigegebenen E-Mail-Verlauf die aktuelle Ausführung. Verwende unsere Kalkulationsvorlage und die gültigen Lieferantenpreise. Erstelle eine Excel-Datei mit Mengen, Material, Arbeitszeit und offenen Fragen. Bereite daraus das Angebot vor und lege beides zur Freigabe ab.“
Jetzt wird die Fähigkeit interessant, über Dateigrenzen hinweg zu arbeiten. Der Agent soll die jüngste Kundenänderung berücksichtigen, Maße aus dem Foto übernehmen, das passende Material im Katalog finden und alles den Feldern der Vorlage zuordnen. Eine schlecht lesbare Maßangabe gehört auf die Rückfragenliste. Ein gezeichnetes Regal allein liefert noch kein verlässliches Maß.
In der fertigen Kalkulation stehen nachvollziehbare Formeln und Fundstellen. Ändert der Inhaber die angenommene Montagezeit, soll sich der Betrag entsprechend neu berechnen. Danach kann der Agent auch den Angebotsentwurf aktualisieren. Das ist der reizvolle Unterschied im Arbeitsalltag: Die KI hilft beim ganzen Weg vom verstreuten Ausgangsmaterial bis zur bearbeitbaren Kalkulation.
2. Den Einkauf vorbereiten – einschließlich der Suche
Ein Händler braucht 100 Versandkartons. Bisher öffnet er Lieferantenportale, sucht dieselbe Größe, prüft Staffelpreise und überträgt die Ergebnisse von Hand. Ein Agent mit Browserzugang kann diese Recherche innerhalb der freigegebenen Quellen übernehmen und die Fundstellen festhalten.
Der Auftrag könnte heißen: „Vergleiche bei unseren drei Lieferanten Kartons mit diesen Innenmaßen und dieser Belastbarkeit. Berücksichtige Mindestmenge, Lieferzeit und Versand. Erstelle einen Excel-Vergleich für 100 und 200 Stück. Bereite für die passendste Variante eine Bestellliste vor; die Bestellung gebe ich selbst frei.“
Im vereinfachten Beispiel verlangt Anbieter A 1,20 Euro je Karton plus 15 Euro Versand. Anbieter B liefert für 1,30 Euro je Stück versandkostenfrei. Anbieter C nennt 1,10 Euro, verlangt aber mindestens 200 Stück. Für den aktuellen Bedarf werden dadurch 135 Euro, 130 Euro und mindestens 220 Euro vergleichbar – bei C kommen gegebenenfalls noch Versandkosten hinzu.
Die spannende Leistung ist die Verbindung aus Suchen, Lesen, Vereinheitlichen und Rechnen. Der Agent soll beispielsweise erkennen, wenn ein Portal den Preis für zehn Stück angibt und ein anderes den Einzelpreis. Fehlende Kosten und abweichende Produktmerkmale bleiben sichtbar. Der Händler bekommt eine Entscheidungsgrundlage samt vorbereiteter Bestellliste, statt wieder bei drei offenen Browserfenstern anzufangen.
3. Aus Warenbestand und Lieferdaten einen Nachbestellvorschlag machen
Die Verkaufszahlen liegen im Kassensystem, der Bestand in einer Tabelle und die Lieferzeiten im Lieferantenportal. Einzeln erzählen diese Quellen nur einen Teil der Geschichte. Zusammen können sie zeigen, welche Ware knapp wird und wo Kapital im Regal liegt.
„Erstelle einen Nachbestellvorschlag für die kommende Woche. Nutze den freigegebenen Verkaufsreport, die Bestandsdatei und die Lieferzeiten unserer Stammlieferanten. Ordne die Produkte anhand der Artikelnummern zu. Zeige die Berechnung, markiere nicht eindeutig zuordenbare Produkte und bereite eine Bestellliste vor.“
Fünf Aufträge – vom Ausgangsmaterial zur Arbeitsdatei
| Auftrag | Quellen selbst zusammenführen | Damit weiterarbeiten | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Angebot kalkulieren | E-Mails, Maßfoto, Katalog, Vorlage | Mengen und Kosten mit Formeln kalkulieren | Excel-Datei und Angebotsentwurf |
| Einkauf vorbereiten | Lieferantenportale und Produktblätter | Staffelpreise und Bestellmengen vergleichen | Vergleich und Bestellliste |
| Nachbestellung planen | Verkaufsreport, Bestand, Lieferzeiten | Reichweite und Szenarien berechnen | Arbeitsmappe und Bestellvorschlag |
| Projekt weiterführen | Notizen, Zeitplan, Terminabsprachen | Abhängigkeiten und Änderungen zuordnen | Planentwurf, Aufgaben und Kundenantwort |
| Monatsbericht erstellen | Dashboard, Budget, Vorbericht | Kennzahlen vergleichen und visualisieren | Auswertung, Diagramme und Bericht |
Mit den nötigen Zugängen kann der Agent die Dateien beschaffen oder Exporte herunterladen, unterschiedlich benannte Spalten zusammenführen und eine gemeinsame Arbeitsmappe erstellen. Darin lässt sich etwa darstellen, wie lange ein Bestand beim bisherigen Absatz reichen würde und ob eine Lieferung voraussichtlich rechtzeitig käme.
Anschließend kann der Inhaber eine neue Annahme vorgeben: „Nächste Woche haben wir eine Aktion. Rechne für diese Artikel mit dem anderthalbfachen Absatz.“ Die Kalkulation wird zum Werkzeug für die Entscheidung. Saisonwechsel oder geplante Aktionen müssen dabei als Annahmen erkennbar bleiben; sie ergeben sich nicht automatisch aus vergangenen Verkäufen.
4. Ein Projekt nach einer Besprechung wirklich weiterführen
Nach einem Kundengespräch liegen neue Wünsche als Notizen vor. Der bisherige Projektplan steht in einer Tabelle, Zuständigkeiten im Aufgabenwerkzeug, die Terminabsprachen im E-Mail-Verlauf. Eine Zusammenfassung ist hilfreich. Deutlich mehr bewegt ein Agent, der diese Informationen miteinander abgleicht und die nächsten Änderungen vorbereitet.
„Arbeite die heutigen Besprechungsnotizen in unseren Projektstand ein. Vergleiche sie mit dem bisherigen Plan und den freigegebenen Terminabsprachen. Erstelle eine Übersicht der Änderungen, aktualisiere eine Kopie des Zeitplans und bereite die nötigen Aufgaben sowie einen Antwortentwurf an den Kunden vor.“
Wenn eine Freigabe um drei Tage verschoben wurde, soll der Agent prüfen, welche nachfolgenden Schritte laut Plan davon abhängen. Er kann vorgeschlagene Terminänderungen sichtbar machen und die betroffenen Aufgaben zusammenstellen. „Neue Fotos wären gut“ bleibt dagegen ein Vorschlag, solange niemand Budget und Zuständigkeit beschlossen hat.
Nach der Durchsicht kann der Projektleiter die konkreten Änderungen zur Übernahme freigeben. Der interessante Sprung liegt darin, dass aus dem Gespräch ein aktualisierter Arbeitsstand entsteht: Zeitplan, Aufgaben und Kundenkommunikation passen wieder zusammen.
5. Den Kundenbericht aus dem laufenden Projekt zusammensetzen
Eine kleine Agentur erstellt jeden Monat einen Bericht. Dafür braucht sie Daten aus einem Dashboard, eine Budgettabelle, erledigte Aufgaben und die wichtigsten Ergebnisse. Die Recherche vor dem Schreiben ist oft aufwendiger als der Text selbst.
Ein Agent kann den Auftrag bekommen: „Bereite den Monatsbericht nach unserer Vorlage vor. Hole die Kennzahlen aus dem freigegebenen Dashboard, vergleiche sie mit der Budgetdatei und dem letzten Bericht. Erstelle die Auswertung samt Diagrammen, sammle erledigte Arbeiten und lege den Bericht als bearbeitbare Datei ab.“
Dabei kann eine Tabelle zum Bindeglied werden: Sie sammelt Kennzahlen mit Zeitraum und Quelle, berechnet Veränderungen und liefert die Daten für Diagramme. Wenn ein Dashboard nur per Browser erreichbar ist, muss der Agent den richtigen Zeitraum einstellen und die tatsächlich angezeigten Werte verwenden. Ein Screenshot ohne Datumsangabe darf nicht stillschweigend zum aktuellen Monatsstand werden.
Am Ende liegen Auswertung und Bericht gemeinsam vor. Rückfragen wie „Zeig die Entwicklung zusätzlich pro Woche“ können direkt an diesem Arbeitsstand ansetzen. Für kleine Teams ist das besonders attraktiv: Wiederkehrende Berichte werden zu einem zusammenhängenden Auftrag, statt jedes Mal eine neue Sammelaktion auszulösen.
Was davon schon dokumentiert ist
Ein konkreter Fall stammt von Legora. Laut einer OpenAI-Kundenfallstudie prüfte ein Astra-Agent Abschlussentwürfe gegen Saldenlisten, eine Konsolidierungsübersicht und den Vorjahresabschluss. Er glich Zahlen über 41 Dokumente hinweg ab, protokollierte die Prüfungen und fand laut Legora alle vier absichtlich eingebauten Fehler.
Das ist eine Hersteller-Fallstudie, keine unabhängige Prüfung unserer fünf Szenarien. Sie zeigt aber sehr anschaulich, wohin die Entwicklung geht: Viele Unterlagen werden zu einem gemeinsamen Arbeitszusammenhang, auf dessen Grundlage der Agent einen umfangreichen Auftrag bearbeitet.
Eine neue Art, Arbeit zu vergeben
Für kleine Unternehmen liegt darin eine enorme Chance. Zwischen „Das müssten wir einmal ordentlich aufbereiten“ und einer brauchbaren Arbeitsdatei kann künftig deutlich weniger Handarbeit liegen. Auch Aufgaben, für die sich eine eigene Softwarelösung bisher kaum lohnte, lassen sich auf diese Weise angehen.
Ein guter Einstieg ist ein vollständiger, überschaubarer Auftrag: ein Angebot, ein Einkaufsvergleich oder ein Monatsbericht. Freigegebene Quellen und das gewünschte Ergebnis klar benennen, den Agenten arbeiten lassen und anschließend die tatsächliche Datei prüfen. Entscheidend ist, wie gut der gesamte Ablauf einschließlich der Nacharbeit funktioniert.
Das Faszinierende an Astra ist diese Aussicht auf zusammenhängende Arbeit: Die KI liest die Unterlagen, bringt Ordnung hinein und arbeitet mit dem Ergebnis weiter. Wer bisher vor allem mit einem Chatfenster gearbeitet hat, sollte genau diesen nächsten Schritt ausprobieren.